O dia-a-dia em uma agência de publicidade é bastante corrido. Jobs vem e vão da criação para o cliente com o pessoal do atendimento no meio. No departamento de mídia, cada real que o cliente vai investir em veiculação deve ser visto e calculado o impacto. Na produção, os prazos de entrega e qualidade do material deve vir certinho com o que foi autorizado – e desenvolvido pela criação. Isto sem falar no marketing digital, com postagens e métricas sendo revistos a cada momento. Agora imagina controlar isto tudo com planilhas. E impressões e envelopes. Fora o papelzinho que foi colocado na mesa e que pode ter caído ou voado por causa da janela aberta!
São tantas informações importantes, que mexem diretamente com os valores investidos e pagos pelo cliente – e que sustentam a agência. Organizar todos estes setores e tarefas fica muito mais fácil se a sua empresa adota um sistema de gestão.
Quatro vantagens.
1) integração dos setores: o atendimento pode abrir um job, que cairá na pauta da criação, que poderá colocar os dados para orçar a produção e mídia. Depois, estes podem, depois de aprovado, gerar os documentos que serão enviados aos fornecedores. Isto ainda vai alimentar o financeiro. Tudo registrado e organizado em tempo real!
2) normatizar, não burocratizar: uma vez que o sistema todo possui um padrão para seus processos, fica fácil para os colaboradores seguirem um modo de operação estabelecido. Portanto, facilita assim a cultura organizacional da empresa. Isto garante que os documentos, métodos e dados serão sempre constantes e confiáveis;
3) histórico: o que foi feito semana passada? Quem modificou os valores deste Orçamento? Como era o layout que não foi aprovado deste job? Com um software de gestão para agência de publicidade, você poderá consultar todos estes dados e assim saber o que aconteceu, quando e quem;
4) relatórios e gráficos: precisa saber o quanto e como foi o investimento de uma campanha? E o fluxo de caixa da agência, como estamos para o final do ano? Este tipo de informação, se você tiver apenas planilhas, será extremamente trabalhoso e poderá ser impreciso, mas com um sistema integrado, pode ser feito em segundos! Se o sistema que você adotar for via internet então, como o SiGA – Sistema de Gestão de Agências, tudo fica ainda mais fácil. Software-como-serviço, que é esse tipo de ERP, pode ser acessado de qualquer dispositivo que tenha conexão à web, a qualquer hora. Você não precisa ter nada no seu computador, nem se preocupar com estrutura de rede e backup.
Então pense bem na hora de preencher diversas planilhas. Um sistema pode agilizar e organizar todos os processos, evitando retrabalho e perdas financeiras, além de padronizar a sua cultura organizacional. O valor investido em um software retorna fácil, pois seus dados valem muito.
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